Форму Бланка Журнала Регистрации Корреспонденции
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений,. Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции. Журнал регистрации входящих документов (форма). (форма) Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения). Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не. Образец документа: Журнал регистрации входящей корреспонденции.
Поступившая корреспонденция не может считаться принятой, пока информация о ней не внесена в журнал, и не присвоен входящий номер. Установление перечня документов, которые подлежат обязательной входящей регистрации, отводится службе делопроизводства компании. При необходимости он может утверждаться руководителем.
После обработки поступивших документов они передаются по предприятию для дальнейшего исполнения или ознакомления. Регистрации могут не подлежать информационные, справочные, рекламные буклеты и письма, приглашения для участия в мероприятиях, печатные издания и т.д. Во всех случаях, в номере документа выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации. Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки.
Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен и подписями должностных лиц компании. Преимущества и недостатки бумажного документооборота входящих писем Бумажный вариант использовался на протяжении многих лет и по сей день ряд организаций предпочитает его для отображения движения входящей корреспонденции. Следует сразу сказать, что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией. небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;. нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;.
повышенная надежность хранения особенно ценной документации. Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов.
Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц. При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.
Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Отдельные категории документов сшиваются по одному и тому же признаку – например, приказы по организации, протоколы, служебные записки и т.д. Большие и емкие категории допускается разбивать на несколько меньших разновидностей, а всю регистрацию необходимо вести в одном месте. Что желательно отразить в журнале Примерный перечень граф, который должен быть в оптимальной форме журнала входящей регистрации:. Номер и дата документа.
Отправитель документа. Исходящая дата. Исходящий присвоенный номер. Краткое содержание документа.
Форма Бланка Журнала Регистрации Корреспонденции
Подпись о получении. Могут быть добавлены графы о количестве листов в документе, а также примечания об исполнении. Электронные способы ведения входящей корреспонденции Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала. Заполняется он по тем же принципам, но данные заносятся в отдельный файл для каждой категории документов. Основной программой может выступать MS Word, Excel, или любая из баз данных.
Форма Бланка Журнал Регистрации Корреспонденции
Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях.